Mal was ganz anderes, als sonst hier zu lesen ist. Aber weil viele gerade ziemlich unerwartet vor der Situation stehen, Besprechungen per Video-Chat oder Telefonkonferenz statt ‚in echt‘ zu haben, hier ein paar Tipps, die dabei helfen können, damit es besser klappt.

Tipps für Video-Chats und Telefonkonferenzen

Die erste Frage, die sich meist stellt:

Welche Plattform?

Es gibt ganz unterschiedliche, wobei wohl fast alle gerade gemeinsam haben, dass sich schwer vorhersehen lässt, ob es wirklich funktioniert – einfach weil alle gerade viel mehr benutzt werden als sonst.

Was dabei eine Rolle spielen könnte:

• für Skype müssen Accounts angelegt werden (aber viele haben auch schon welche), es ist eine kommerzielle Plattform, deren Nutzung von Microsoft ausgewertet wird. Soll aber recht stabil funktionieren.
• Zoom erfordert die Installation einer extra App, ermöglicht aber die Teilnahme von vielen Nutzer*innen. Die Plattform ist kommerziell, gehört einem Unternehmen und in der Regel heißt das: sieht gut aus, hat mehr Funktionen, aber was mit euren Daten geschieht, bleibt ihr Geheimnis.
• Jitsi ist Open Source und lässt sich sowohl mit App als auch direkt im Browser benutzen (https://meet.jit.si), ist aber manchmal ein bisschen buggy. Wer kann, kann es auch auf dem eigenen Server installieren: es ist Open Source-Software und nicht kommerziell.
• Nextcloud Talk können nur die nutzen, die Zugang zur Nextcloud-Cloud-Software haben und nur, wenn ‚Talk‘ extra installiert ist. Dafür ist es open source und per App als auch im Browser benutzbar.
• Kommerziell, aber unkompliziert im Browser: https://whereby.com/, in der kostenlosen Version nur für max. vier Nutzer*innen
• Auch sehr beliebt bei einigen: Discord, ursprünglich eine Plattform vor allem der Gamer*innen-Community. Proprietäre Software ohne Verschlüsselungsoption, dafür eine Reihe von Optionen zur Konfiguration, Bots zur Automatisierung bestimmter Abläufe und ein Webinterface. Nur mit Registrierung nutzbar.

… und sicher noch viele andere.

Vielleicht ist Video auch gar nicht nötig, manche mögen das nicht – dann reicht auch nur Ton. Das geht etwa mit „Mumble“. Dafür ist allerdings nötig, Zugang zu einem Mumble-Server zu haben.

Tips und Tricks für die erfolgreiche Online-Besprechung

• Entweder am Anfang, oder schon vorher: Worüber soll geredet werden? Einigt euch auf eine Tagesordnung (muss ja nicht so heißen), also eine Liste mit Punkten, damit nichts vergessen wird
• Hilfreich neben der eigentlichen Besprechung: ein gemeinsames Dokument. Dazu eignen sich Pads: Das sind Websites, auf denen mehrere Leute gleichzeitig schreiben können, siehe https://etherpad.org mit vielen Links zu Anbietern. Ganz neu gibt es https://video.etherpad.com, da ist ein Video-Chat gleich mit dabei.
  Falls Ihr Pads noch nicht kennt: Im Grunde so ähnlich wie Google Docs (nur dass die mehr Funktionen haben, z.B. zum Formatieren – aber es wird eben alles von Google mitgelesen und (technisch) ausgewertet), oder Nextcloud Dokumente (die können aber nur die benutzen, die Zugang zu einer Nextcloud haben)
• In diesem gemeinsamen Dokument könnt Ihr die Themen sammeln und sortieren, über die ihr reden wollt
• Eine Vorlage für das gemeinsame Konferenz-Pad findet ihr hier: https://pastebin.com/SrLjK2au

• Wenn die Zeit knapp ist, hilft gute Vorbereitung. Dann können auch manche Sachen vorher schon aufgeschrieben sein – also bspw., was seit dem letzten Treffen passiert ist oder was schon erledigt ist, was letztes Mal besprochen wurde.
• Denkt daran, solche Dokumente rechtzeitig vorher zu verschicken, damit alle Zeit haben, sie auch zu lesen.

Los geht’s

Am besten: Einigt euch vorher oder am Anfang über:

• Zweck / Ziel des Treffens
• Ergebnis – was soll konkret dabei rauskommen?
• Den Weg dahin: Wie wollt Ihr das machen?

Kurz: P – O – P (Purpose – Outcome – Process).
Das muss nicht jedesmal neu passieren – wenn ihr Euch öfter online trefft, dann entwickelt sich schnell Routine, wenn ihr einmal geklärt habt, wie es ablaufen soll.

Rollen

Besprecht am Anfang, wer was macht. Hilfreich ist, wenn je eine Person ..

1. moderiert, also darauf achtet, dass Ihr beim Thema bleibt, die Punkte jeweils auch beendet werden und aufruft, wer als nächstes dran ist.
2. Ergebnisse mitschreibt
3. auf die Zeit achtet – fragt am Anfang ab, wer wie lange Zeit hat und besprecht, wieviel Zeit ihr euch in etwa für welche Punkte nehmen wollt
4. zwischendurch mal fragt, ob alle noch ‚dabei sind‘. Wenn wir in einem Raum sitzen, sehen wir manchmal an Haltung oder Gesichtsausdruck, wenn ein Treffen nicht so gut läuft, deswegen ist es online v.a. bei länderen Besprechungen manchmal hilfreich, ab und zu zu fragen, ob alles für alle ok ist, oder, wenn es stiller wird oder nur noch wenige sprechen, schlagt vor, zum nächsten Thema zu wechseln. Oder mal kurz aufzustehen und was zu trinken zu holen.

Wenn Ihr Euch öfter online trefft, dann wechselt die Rollen, so dass alle mal ’nur mitmachen‘.

Moderation

• Nehmt Euch die Zeit, am Anfang eines Treffens eine kurze Vorstellungsrunde zu machen, wenn Ihr euch noch nicht (gut) kennt, und fragt auch, wer sich selbst eher als intro- oder extrovertiert wahrnimmt, oder irgendwo dazwischen. Das hilft den Moderierenden, darauf zu achten, dass alle den Raum bekommen, den sie brauchen.
• Abhängig vom Ziel, Thema und davon, wie gut sich die Teilnehmenden kennen, kann auch eine anfängliche Befindlichkeitrunde (wie geht es den Teilnehmenden; was beschäftigt sie gerade?) hilfreich für die Moderierenden sein. Wichtig hier: kurze Redezeiten.

Protokoll

• Ideal ist, wenn zwei oder mehr Leute mitschreiben.
• Gender! (Und Alter). Achtet darauf, dass die unsichtbaren Tätigkeiten von allen gleichmäßig übernommen werden.
• Siehe oben: benutzt ein Pad, und vergesst nicht, den Inhalt hinterher in ein dauerhaftes Dokument zu kopieren, denn die meisten Pads werden nach einer Weile gelöscht. Einigt euch darüber, wie und wo die Protokolle im Anschluss aufbewahrt werden (per E-Mail versenden, in einem gemeinsamen Ordner/Wiki).

Auch hilfreich

• Achtet darauf, dass die Technik funktioniert. Trefft euch zum ausprobieren vielleicht 10 Min vor dem eigentlichen Beginn zum ausprobieren
• Wenn Video schwierig ist, weil die Server stark belastet sind oder das Internet wackelig, dann startet vielleicht kurz mit Video, damit sich alle mal sehen, und schaltet das dann ab. Am Ende könnt ihr es vielleicht kurz nochmal aktivieren. Nicht alle mögen Video, aber wenn, dann ist es angenehmer, sich zwischendurch auch mal zu sehen
• Bittet alle, ein Headset, also Kopfhörer und Mikrofon zu benutzen. Ihr seid so viel besser zu verstehen.
• Deaktiviert das Mikro, wenn ihr gerade nicht sprecht. In der Regel haben die verschiedenen Plattformen dafür einen Button im Video-Fenster. Das verbessert die Tonqualität für alle.
• Benutzt das Chat-Fenster, auch für Feedback. Nicht mit viel Text, aber „+1“, <3, Emojis
• Benutzt das Chat-Fenster, um euch zu Wort zu melden, oder das Pad für die Redeliste, also für Meldungen, dass ihr etwas sagen wollt. Bei Jitsi gibt es dafür sogar den „Hand heben“-Button. Das macht es den Moderierenden leichter. Im Pad könnt ihr bspw. einfach eine Liste mit Euren Namen untereinander schreiben, die dann abgehakt, durchgestrichen oder gelöscht werden, wenn ihr ‚dran wart‘.
• Macht Pausen, wenn es länger dauert. Einigt euch am Anfang, wie lange es dauern soll, und wenn Ihr überzieht, dann besprecht das und auch, wie lang ihr verlängern wollt

Für Fortgeschrittene 
(im Ernst: ab hier wahrscheinlich eher, wenn Ihr längerfristig vor allem online kommuniziert)

• Wenn ihr über Texte oder andere Dokumente, Bilder, Videos diskutieren wollt, oder während der Besprechung etwas zeigen, überlegt vorher, wie das gemacht werden kann: vorher verschickte Dokumente könnten Zeilennummerierungen haben, oder ihr benutzt ein Tool zum Screen-Sharing – machen Videokonferenz-Plattformen bieten das an.
• Überlegt euch auch vorher, was ihr für Feedback dazu haben wollt, also möglichst konkrete Fragen, oder überlegt euch, wenn ihr eine offene Diskussion anstoßen wollt, möglichst offene Fragen an die anderen
• Braucht Ihr noch andere Tools, z.B. zum Treffen von Entscheidungen, für Mindmaps oder brainstormen? Überlegt vorher, was helfen kann.
• Und wenn Ihr gute Tools kennt – gern open source und nicht-kommerziell, muss aber ausnahmsweise nicht sein: schreibt sie in die Kommentare, am besten mit einer kurzen (!) Beschreibung, was ihr daran hilfreich findet.
• Dasselbe für weitere Tips, die das Online-Leben im Homeoffice einfacher machen

Tausend Dank an Jac sm Kee, die das meiste schon bei Twitter aufschrieb – ich habe es nur ein bisschen umformuliert und ergänzt.

Und an Jannis, der mitdachte und ergänzte.